Mitglieder, Warteliste & Nachweise – Menschen verwalten

Mitgliederliste mit Stufen, Status & Beiträgen

Jede Person mit Stufe, Beitragsstufe und Zahlungsstatus. Auswertungen zu Gruppen, Zahlungen und Geschlecht direkt daneben — und Mitgliedsanträge, die nur einen Klick zum Bestätigen brauchen.

Stufen/Gruppen (z. B. Wölflinge bis Leiterrunde) mit Verteilung
Status: Antrag, aktiv, ausgetreten — plus Zahlungsstatus je Beitrag
Beitragsstufen (Regel-, ermäßigt, Familie, Leiter) & Beitragsregeln
Kontaktdaten, Adresse, Geburtstag, Familie, Notfallkontakt
Gesundheitsinfos, Diät, Schwimmabzeichen & eigene Felder
Detailansicht, Serienaktion „Mail an alle" & Geburtstagsmails

Mitgliederliste mit Stufen, Gruppenverteilung und Zahlungsstatus

Gespeicherte Ansichten & Export-Vorlagen

Filter mit UND oder ODER verknüpfen, die Kombination benennen, speichern und im Team teilen. Derselbe Assistent legt fest, welche Spalten in den Export wandern — einmal einrichten, immer wieder nutzen.

Mehrere Gruppen & Gruppen-Historie

Wer gleichzeitig Wölflings-Leitung und Vorstand ist, steht in beiden Gruppen. Und jeder Stufenwechsel wird mit Zeitraum festgehalten — auch Jahre später noch nachvollziehbar.

Datenauskunft für jeden, der fragt

Fragt jemand, was ihr über ihn gespeichert habt, erledigt das der Datenschutz-Bereich — und zwar für alle Menschen in der Anwendung, nicht nur für Mitglieder: Auskunft als PDF, Daten als JSON, dazu Berichtigen und Löschen. Art. 15 DSGVO bzw. § 17 KDG.

Eine Karte statt vier Zahlen

Die Übersicht zeigt eine Karte, deren Zahlen dem gewählten Gruppenfilter folgen — filtert ihr auf die Wölflinge, sprechen die Zahlen auch von den Wölflingen.

Der Mitglieds-Dialog zeigt, was da ist

„Keine Angabe“ war eine ganze Zeile für eine Nicht-Information — bei einem durchschnittlich gefüllten Mitglied ging so ein Drittel der Ansicht für nichts drauf. Leere Felder bleiben jetzt eingeklappt und lassen sich mit einem Klick zurückholen; die Übersicht passt damit meist ohne Scrollen auf den Schirm.

Wer leitet nächstes Jahr welche Stufe?

Die Leitungsteam-Planung arbeitet mit genau diesen Menschen weiter: Wünsche, Wunsch-Mitleitende und Ausschlüsse rein, ein nachvollziehbarer Vorschlag raus. Mehr →

Doppeleinträge finden — bevor sie stören

CSV-Import, NAMI-Import, Aufnahmeformular und Warteliste legen jeweils neue Sätze an: Dieselbe Person landet fast zwangsläufig mehrfach im Bestand. Eine Prüfung listet verdächtige Paare auf, sortiert nach Wahrscheinlichkeit — und die Hinweisleiste erscheint nur, wenn es wirklich etwas zu prüfen gibt.

Verglichen wird der Name; Schreibweise, Umlaute und die Reihenfolge von Vor- und Nachname spielen keine Rolle
Das Geburtsdatum entscheidet über die Einstufung: gleiches Datum gilt als sehr wahrscheinlich, ein widersprechendes als eher nicht
Damit steht der Vater-Sohn-Fall unten statt oben
E-Mail und Telefon sind bewusst keine Vergleichsmerkmale — Geschwister und Eltern teilen sich Adresse und Festnetzanschluss
Ausgetretene sind absichtlich dabei: Wiedereintritte sind eine der häufigsten Ursachen
„Kein Doppeleintrag" mit Notiz beendet den Fall — kommt später jemand dazu, erscheint die Gruppe erneut
Dieselbe Prüfung gibt es im Adressbuch

Zusammenführen, ohne etwas zu verlieren

Ein Satz bleibt bestehen, und je Feld wählt ihr, welcher Wert gilt. Wo der bleibende Satz leer ist, springt der andere ein — ihr müsst also nicht vorher entscheiden, welcher der „bessere" ist.

Gruppen und Gruppen-Historie, Einwilligungen und Familien-Verknüpfungen
Anmeldungen, Verteilerlisten, Mail-Historie und Nachweise
Beiträge, Portal-Zugang und Änderungswünsche
Spendenbescheinigungen, Fahrtkosten, Ausleihen und Auslagen
Der Vorgang ist nicht umkehrbar — er steht deshalb im Aktivitätsprotokoll

Warteliste mit Seniorität & Auto-Aufrücken

Kinder, die noch keinen Platz haben, landen fair sortiert auf der Warteliste. Erreichen sie das passende Alter, rücken sie automatisch in die nächste Stufe.

Einträge je Stufe mit Wartedatum (Seniorität)
Status: wartend, kontaktiert, abgelehnt
Automatisches Alters-Aufrücken (nächtlicher Zeitplan)
Aufnahme erst, wenn Stammdaten und Beitrittsdatum vorliegen
Dabei dieselben Felder wie bei „Mitglied hinzufügen" — auch eure eigenen
CSV-Import mit Vorschau

Online-Antrag, Mitgliederportal & Kontakte

Ein öffentliches Anmeldeformular aus dem Formular-Baukasten nimmt neue Mitglieder auf. Bestehende Mitglieder pflegen ihre Daten im Mitgliederportal selbst — und alle Nicht-Mitglieder liegen sauber als Kontakte & Verteiler bereit.

Öffentlicher Online-Antrag per Link (Formular-Baukasten, mit Spamschutz)
Mitgliederportal: Nachrichten, Beiträge, „Meine Daten" & Änderungsanträge
Portal-Zugänge gezielt vergeben & verwalten
Adressbuch für Eltern, Externe und Ehemalige — mit Verteilern & Import
Eigene Kontaktgruppen und eigene Felder, unabhängig von den Stufen
NAMI-Import für DPSG-Gruppen

Mehr zum Mitgliederportal

Öffentliches Mitgliedsantrag-Formular — **Öffentlicher Mitgliedsantrag**Formular per Link — in euren Vereinsfarben

**Warteliste**Fair sortiert nach Wartedatum

**Mitgliederliste**Stufen, Beiträge & Auswertungen

Nachweise — Führungszeugnis, Juleica & Kurse

Behaltet den Überblick über befristete Nachweise: Was gilt noch, was läuft bald ab, wer muss etwas vorlegen? Pflicht lässt sich je Stufe oder Person festlegen — datenschutzkonform, ohne sensible Dokumente sammeln zu müssen.

Nachweis-Typen mit Gültigkeit & Erneuerungspflicht
Pflicht je Gruppe oder einzelner Person
Eine Tabelle für alles: Personen und Nachweise nebeneinander
Filter nach Typ, Gruppe und Status — Gesamt-Export als CSV
Status-Ampel: aktuell, demnächst fällig, überfällig
Ablauf-Erinnerung automatisch per Zeitplan
Datei-Ablage optional oder ganz ohne Dokument (nur Sichtprüfung)
Anforderung per Mail/Serienbrief & GB-Bescheinigung
Gebührenbefreiungs-PDF für Führungszeugnisse

Nachweise mit Status-Ampel und Fälligkeiten

Eigene Texte je Nachweis

Statt einer Sammelmail, die alle offenen Nachweise einer Person aufzählt, hat jeder Nachweis zwei eigene Texte — und die sprechen auch nur von diesem einen. Wer gezielt ein Führungszeugnis anmahnen will, muss nicht mehr von Hand schreiben.

„Anfordern" erscheint nur, wo etwas offen ist

Der Knopf zeigt sich ausschließlich bei Zeilen mit fehlendem Nachweis und hinterlegter E-Mail-Adresse. „Bitte nachreichen" an jemanden mit gültigem Nachweis ist immer ein Versehen — also gibt es den Knopf dort gar nicht erst.

Oder die Anwendung erinnert selbst

„Automatisch per Mail anfordern" schreibt täglich alle an, bei denen etwas fehlt, bald abläuft oder abgelaufen ist. Dieselbe Person wird frühestens nach dem eingestellten Abstand erneut angeschrieben — niemand bekommt jeden Morgen dieselbe Mahnung.

Eingang bestätigen — wenn ihr wollt

Ein zweiter Text bestätigt, dass ein Nachweis eingetragen wurde. Er ist abschaltbar und ab Werk aus; beim reinen Nachbessern eines schon erfassten Eintrags geht nichts raus, bei „nicht erforderlich / befreit" ebenfalls nicht.

Platzhalter und Vorschau

Beide Texte werden wie überall mit Platzhaltern geschrieben — neu sind der Name des Nachweises, sein Status und das Datum „gültig bis". „Vorschau" und „Testmail an mich" zeigen vorher, was ankommt.

Der Standardtext wächst mit

Bleibt ein Feld leer, gilt der mitgelieferte Text — wird der später verbessert, verschicken auch Nachweise die neue Fassung, die seit Monaten niemand angefasst hat. Erst wer selbst schreibt, bekommt seinen eigenen Text; „Auf Standard zurücksetzen" macht das rückgängig.

Vollständige Funktionsliste

Alles im Bereich Menschen

Mitgliederliste mit Suche, Filter & Sortierung

Stufen/Gruppen frei anlegbar & sortierbar

Mitgliedsstatus: Antrag, aktiv, ausgetreten

Beitragsstufen mit Rhythmus & Betrag

Beitragsregeln (Familie, Alter, Gruppe, Zahlweise)

Zahlungsstatus je Mitglied

Gruppen- & Geschlechterverteilung als Auswertung

Adresse, Geburtstag, Familie

Notfallkontakt strukturiert

Gesundheitsinfos, Diät, Intoleranzen, Schwimmen

Eigene Felder & Labels

Mehrere Gruppen je Person

Gruppen-Historie mit Zeiträumen

Gespeicherte Filter (UND/ODER) & Export-Vorlagen

Datenauskunft über den Datenschutz-Bereich (Art. 15 DSGVO / § 17 KDG)

Mitgliedsanträge per Klick bestätigen

Geburtstagsmails automatisch

Warteliste je Stufe mit Wartedatum

Warteliste-Status & Kontaktvermerk

Auto-Aufrücken nach Alter

Aufnahme mit vollständigen Stammdaten & Beitrittsdatum

Doppeleinträge finden nach Wahrscheinlichkeit

Zusammenführen mit Feldauswahl

„Kein Doppeleintrag" mit Notiz festhalten

Öffentlicher Online-Antrag per Link

Formular-Baukasten für den Antrag

Mitgliederportal zur Selbstpflege

Portal: Nachrichten & Beiträge einsehen

Änderungsanträge aus dem Portal

Portal-Zugänge gezielt vergeben

Kontakte & Verteiler getrennt von Mitgliedern

Eigene Kontaktgruppen statt der Mitglieder-Stufen

Eigene Felder nur für Kontakte

Doppeleintrags-Prüfung auch im Adressbuch

Kontakt-Import & NAMI-Import (DPSG)

Nachweis-Typen mit Gültigkeit

Führungszeugnis-Sonderbehandlung

Pflicht je Gruppe/Person

Status-Ampel aktuell / fällig / überfällig

Nachweis-Tabelle mit Filtern & Gesamt-Export

Ablauf-Erinnerungen automatisch

Datei-Ablage optional oder ohne Dokument

Sichtprüfung mit Prüfer & Datum

Mail-/Serienbrief-Anforderung & GB-Bescheinigung

Eigene Mailtexte je Nachweis (angefordert / erhalten)

Automatisch anfordern mit Mindestabstand

Vorschau & Testmail vor dem Versand

Mitglieder, Warteliste & Nachweise — sauber und DSGVO-fest.