Organisation & Planung – Kalender, Belegungsplan, ToDos & Leitungsteams

Ein Kalender, in dem auch das steht, was sonst nirgends hingehört

Lange zeigte der Kalender nur, was anderswo entsteht: terminierte Packlisten, Veranstaltungen, Geburtstage. Alles daneben — Gruppenstunde, Leiterrunde, Abgabefrist, Ferien — hatte keinen Ort. Jetzt tragt ihr es direkt ein: ganztägig oder mit Uhrzeit, auch über mehrere Tage, mit Ort, Notiz und Farbe.

Eigene Termine über den Knopf in der Kopfzeile oder das Pluszeichen am Tag
Monatsansicht mit Packlisten, Veranstaltungen und Terminen nebeneinander
Belegungen aus dem Belegungsplan auf Wunsch mit eingeblendet
Konfliktwarnung, wenn dasselbe Exemplar doppelt verplant ist
Eigenes Recht „Kalender verwalten“ — zum Mitlesen genügt der Zugriff auf den Kalender
Geburtstage stehen im internen Kalender, aber nie auf der öffentlich eingebetteten Seite — auch nicht als abgeschalteter Schalter

Monatsansicht des Kalenders mit Terminen und terminierten Packlisten

Wiederkehrende Termine

Die Gruppenstunde jeden Freitag ist ein Eintrag, nicht vierzig.

Täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, jährlich — oder frei eingestellt mit Abstand, Wochentagen, „am dritten Montag“ und einem Ende: nie, bis zu einem Datum oder nach einer Anzahl. Gespeichert wird die Regel, nicht ihr Ergebnis.

Die Regel als Satz zum Gegenlesen

Unter den Feldern steht in einem Satz, was gerade entsteht — damit vor dem Speichern klar ist, welche Reihe man sich einhandelt.

Einzelne Termine ausfallen lassen

Ferien, Feiertag, verlegte Runde: Ein einzelner Termin fällt aus und lässt sich wieder aufnehmen. Bearbeiten trifft dagegen immer die ganze Reihe.

Eine Änderung statt vierzig

Ändert sich die Uhrzeit, ändert sich die Regel — nicht vierzig Einträge. „Jeden Freitag, unbefristet“ ist anders ohnehin nicht abzubilden.

Lieber ein fehlender als ein geratener Termin

Der 31. fällt in Monaten ohne 31. aus, statt still auf den 30. zu rutschen. Der fünfte Montag gilt als „der letzte“.

Kalender-Abo — die Termine landen im eigenen Kalender

Ein Abo-Link, den ihr bewusst weitergebt: Die Termine erscheinen in Apple Kalender, Google Kalender, Outlook oder Thunderbird und aktualisieren sich von selbst.

Je Abo wählbar, welche Quellen mitgehen — eigene Termine, Veranstaltungen, Packlisten, Ausleihen, Geburtstage und die Belegungen
Eigene Termine bringen Uhrzeiten mit; das Abo kann dadurch Zeitpunkte statt nur ganze Tage
Wiederkehrende Termine stehen als Regel darin, nicht als vierzig Einzeltermine
Wer den Gruppenraum jeden Dienstag belegt, hatte den Termin bisher zweimal zu pflegen: Der Belegungsplan wandert jetzt mit ins Handy — mit Uhrzeit, als Wiederholungsregel, die Gruppe im Titel („Wölflinge: Gruppenstunde“) und die Räume im Feld Ort. Einschränkbar auf einzelne Ressourcen
Schreibgeschützt — was im Kalenderprogramm geändert wird, wirkt nicht zurück
Link jederzeit erneuern oder abschalten
Bewusst datensparsam gefüllt: Ausleihen ohne den Namen des Ausleihers, Geburtstage als „Vorname N.“ und ohne Geburtsjahr, Belegungen ohne die interne Notiz und ohne die buchende Person — in einer Notiz steht schnell „Schlüssel liegt bei Anna“, und der Abo-Link ist ohne Anmeldung abrufbar. Ein Abo-Link soll auch dann wenig verraten, wenn er weitergereicht wird.

Der Kalender auf eurer Vereinsseite

Termine, die ohnehin öffentlich sind, gehören auf die Website. Dafür gibt es eine Seite zum Einbinden per <iframe> — mit eigenem Zugangsschlüssel, denn eine eingebettete Seite sieht jeder Besucher, ein Abo gibt man bewusst weiter.

Voreingestellt „nur ausgewählte Termine“ — direkt nach dem Einschalten zeigt die Seite nichts
Auswahl einzelner Termine statt „alles oder nichts“
Monatsraster oder Liste; hell, dunkel oder passend zur Website
Ort und Notiz abschaltbar — und werden dann gar nicht erst ausgeliefert
Geburtstage gibt es dort überhaupt nicht. Namen und Geburtsdaten auf einer öffentlichen Seite sind etwas anderes als in einem Abo-Link.

Belegungsplan Optionales Modul

Für alles, was mehrere Gruppen nacheinander benutzen.

Gruppenraum, Turnhalle, Zeltplatz, Beamer. Bis hierher gab es dafür einen Zettel an der Tür und Nachrichten in drei Chatgruppen. Der Belegungsplan rechnet in Stunden: „Dienstag 17:00–18:30“ und „Dienstag 19:00–20:30“ sind zwei Belegungen desselben Raums und gerade kein Konflikt.

Wochenansicht des Belegungsplans mit einer Zeile je Ressource und einer Spalte je Tag

Die Woche — eine Zeile je Ressource, eine Spalte je Tag. Der heutige Tag ist hervorgehoben, wiederkehrende Belegungen tragen ein eigenes Zeichen, und die Gruppe steht vor dem Titel.

Woche und Monat

Die Woche mit einer Zeile je Ressource und einer Spalte je Tag — der Plan zum Aushängen, in dem eine Lücke ins Auge fällt. Der Monat im selben Raster wie der Kalender. Ressourcen lassen sich ein- und ausblenden, das Wochenende auch ganz weglassen.

Ein Lager belegt mehr als einen Raum

Gruppenraum, Küche und Platz zur selben Zeit unter demselben Titel: einmal ankreuzen statt dreimal dasselbe Formular. Es bleibt eine Belegung, die in jeder betroffenen Zeile erscheint — und beim Verschieben eine einzige Änderung.

Doppelbelegung, bevor sie entsteht

Kollidiert etwas, steht im Dialog mit Raum, Datum und Uhrzeit, was im Weg ist — und der Dialog bleibt offen, damit sich daneben eine andere Zeit einstellen lässt. Für Räume, die sich wirklich teilen lassen, ist die Sperre abschaltbar.

Wiederholungen wie im Kalender

Die Gruppenstunde jeden Dienstag wird einmal eingetragen. Kalender und Belegungsplan teilen sich dieselbe Bedienung dafür — zwei getrennte Fassungen wären der Anfang zweier Regeln, die auseinanderlaufen.

Öffentlicher Ansichtslink

Eine Woche als Tabelle, ohne Anmeldung, einbettbar fürs schwarze Brett oder die Website. Freigegeben wird je Ressource, und ob Titel erscheinen oder nur „belegt“, ist ein eigener Schalter. Wer belegt hat, steht dort nie — und eintragen kann von außen niemand.

Die Gruppe steht vorn

„Wölflinge: Gruppenstunde“ — in einem Haus mit fünf Stufen stünde sonst viermal Gruppenstunde untereinander, ohne dass jemand wüsste, wessen. Auf dem öffentlichen Link erscheint die Gruppe weiterhin nicht.

Bewusst so entschieden

Buchungszeiten sind ein Hinweis, keine Sperre — Aufbau um 6 Uhr ist Alltag, und eine harte Sperre führt nur dazu, dass er am Plan vorbei stattfindet

Der Verleih bleibt tagesgenau — ein Zelt, das am Samstag zurückkommt, ist am Samstag nicht halb verfügbar

Belegt wird nur angemeldet — der öffentliche Link ist zum Ansehen da, nicht zum Eintragen

Eine Belegung nennt keinen Menschen — Titel, optional eine Gruppe, sonst nur das Konto, das sie angelegt hat

ToDo-Boards Optionales Modul

Was zwischen den Terminen liegen bleibt.

Karten in Listen nebeneinander, mit der Maus dazwischen gezogen — ein Arbeitsbereich je Vorhaben: „Sommerlager 2027“, „Vorstand“, „Materialpflege“. Jedes Board bringt Offen, In Arbeit und Erledigt schon mit; umbenennen, ergänzen und löschen könnt ihr die Listen selbst.

ToDo-Board mit vier Listen, Karten mit Frist, Tags, Fortschritt der Unteraufgaben und zuständiger Person

Ein Board je Vorhaben — „Wartet auf Zusage“ ist eine selbst angelegte Liste. Jede Karte zeigt Frist, Tags, den Fortschritt ihrer Unteraufgaben und wer zuständig ist; die Erledigt-Liste streicht ihre Karten durch.

Boards, Listen, Karten

Innerhalb einer Liste umsortieren oder in eine andere ziehen; beim Ziehen zeigt ein Strich, wo die Karte landet. Wahlweise sortiert nach Fälligkeit, Titel oder Datum — das ist eine Ansicht und schreibt die von Hand gezogene Reihenfolge nicht um.

Frist mit Erinnerung

Ein Fälligkeitstag und dazu, wie viele Tage vorher erinnert wird. Die Erinnerung geht morgens per E-Mail — bewusst per Mail, denn eine Frist soll sich nicht darauf verlassen, dass jemand einen Zustellweg eingerichtet hat.

Erwähnungen mit @

In Beschreibung und Kommentaren @ tippen und eine Person auswählen — sie bekommt genau diese eine Benachrichtigung, nicht zusätzlich die allgemeine Kommentar-Meldung. Die Mail geht direkt raus und nicht erst, wenn jemand im Profil einen Zustellweg eingerichtet hat: Wer persönlich angesprochen wird, soll das mitbekommen.

Sichtbarkeit auf zwei Ebenen

Das Board entscheidet, wer den Arbeitsbereich betritt; die Karte, wer darin dieses eine ToDo sieht. Standard ist „nur für dich“. Auch eine Verwaltungsrolle liest keine privaten Karten mit.

Unteraufgaben, Anhänge, Tags

Die Checkliste zeigt ihren Fortschritt schon in der Liste, angehängt werden Bilder und PDF bis 10 MB. Tags sind eine gepflegte Liste mit Farbe und Filter — sonst stehen „Lager“, „lager“ und „Lager “ nebeneinander und kein Filter trifft mehr.

Papierkorb, 30 Tage

Gelöschte Karten wandern in den Papierkorb — mitsamt Kommentaren, Unteraufgaben und Anhängen. An jeder steht, wie lange sie noch da ist, woher sie kommt und wer sie gelöscht hat. Zurückgeholt wird in die ursprüngliche Liste.

Leitungsteams Optionales Modul

Einmal im Jahr steht dieselbe Frage an: Wer leitet welche Stufe? Bisher war das ein Abend mit Zetteln, bei dem am Ende niemand mehr weiß, warum es so gekommen ist. Das Modul plant die Aufteilung — und hält fest, worauf sie beruht.

Gruppenwünsche (1., 2., 3. oder „Egal“), Wunsch-Mitleitende und Ausschlüsse
Mindest- und Maximalgröße je Gruppe, Ziel- und Quellgruppen getrennt wählbar
Ein Vorschlag auf Knopfdruck — nicht zufällig verteilt, sondern nachvollziehbar gerechnet und bei gleicher Ausgangslage immer gleich
Geht es nicht auf, wird erklärt warum, und die bisherige Aufteilung bleibt unangetastet
Einzelne Teams fixieren — „Neu berechnen“ optimiert dann nur den Rest
Änderungen von Hand werden nicht verhindert, sondern geprüft: Wer umsetzt, weiß meist mehr als die Regel
Gespeichert wird die Entscheidungsgrundlage, nicht nur das Ergebnis: wer zur Auswahl stand, was sich wer gewünscht hat, welche Regeln galten. Eine spätere Änderung an den Einstellungen schreibt die Vergangenheit damit nicht um.

Wo die Planung endet

Die Aufteilung ist ein Vorschlag und keine Entscheidung. Sie zu beschließen bleibt Sache der Runde, die dafür zuständig ist — das Modul liefert die Grundlage dafür und die Begründung hinterher.

Abgeschlossene Planungen wandern in einen Papierkorb mit Frist (6 oder 12 Monate ab Abschluss)
Die Frist ist in der Planung eingefroren; ein Tageslauf räumt ab
Es entstehen keine neuen Personendaten — geplant wird mit den Menschen, die ohnehin in der Mitgliederverwaltung stehen
Wie jedes optionale Modul ab Werk aus und über Erweiterungen einzuschalten

Nicht jede Gruppe braucht jedes Werkzeug

Was niemand nutzt, kostet trotzdem einen Menüpunkt und eine Zeile in der Datenschutzerklärung. Unter Einstellungen → Erweiterungen steht deshalb an einer Stelle, was optional ist — Belegungsplan, ToDos, Leitungsteams, Mitgliederportal und Dokumente — und ihr schaltet ein, was ihr braucht.

Aus heißt aus. Ein abgeschaltetes Modul verschwindet nicht nur aus dem Menü, sondern antwortet auch über seine Adresse mit „nicht gefunden“
Aus heißt nicht weg. Die Daten bleiben und sind nach dem Einschalten wieder da
Auskunft und Löschlauf erfassen sie unverändert weiter — ein abgeschaltetes Modul darf keine Lücke in der Datenauskunft sein
Rechte abgeschalteter Module verschwinden aus der Rollenmaske; bereits vergebene bleiben mit Hinweis sichtbar
Umlegen verlangt euer Passwort. Ein Klick nimmt einer ganzen Gruppe einen Bereich weg — dafür soll weder ein verirrter Klick reichen noch eine Sitzung, die in der Pfarrheimküche offen stehen geblieben ist. Gefragt wird in beide Richtungen
Davon zu unterscheiden: die gebuchten Bereiche eurer Instanz. Was ihr habt, steht im Vertrag; was ihr davon nutzt, entscheidet ihr hier.

Und was ohnehin für alle da ist

Der Kalender gehört nicht zu den Erweiterungen — er ist fest eingebaut und hängt nur am Recht, ihn zu sehen. Wer eigene Termine anlegen oder ändern soll, braucht zusätzlich „Kalender verwalten“.

Kalender, Dashboard und Protokoll sind immer da
Alles Weitere blendet die Rechteverwaltung je Person ein und aus
Neue Module kommen ab Werk ausgeschaltet — niemand findet nach einem Update ungefragt einen neuen Bereich vor

Vollständige Funktionsliste

Alles im Bereich Organisation

Monatskalender mit Veranstaltungen, Packlisten & Terminen

Eigene Termine ganztägig oder mit Uhrzeit

Mehrtägige Termine mit Ort, Notiz & Farbe

Wiederkehrende Termine täglich bis jährlich

Freie Wiederholung: Abstand, Wochentage, „dritter Montag“

Ende der Reihe: nie, bis Datum oder nach Anzahl

Einzeltermine ausfallen lassen & wieder aufnehmen

Geburtstage ein- und ausblendbar

Terminkonflikte bei doppelt verplantem Material

Recht „Kalender verwalten“ getrennt vom Mitlesen

Kalender-Abo (ICS) für Apple, Google, Outlook & Thunderbird

Quellen je Abo wählbar (Termine, Events, Packlisten, Ausleihen, Geburtstage, Belegungen)

Belegungen im Abo mit Uhrzeit, je Ressource einschränkbar

Reihen als Regel im Abo statt vierzig Einzelterminen

Abo schreibgeschützt, Link erneuerbar

Einbettung per <iframe> auf der Vereinsseite

Nur ausgewählte Termine als Voreinstellung

Monatsraster oder Liste, hell/dunkel/automatisch

Ort & Notiz abschaltbar — und dann nicht ausgeliefert

Keine Geburtstage in der öffentlichen Einbettung

Belegungsplan für Räume, Plätze & Geräte

Stundengenau statt tageweise

Wochen- & Monatsansicht, Ressourcen ausblendbar

Wochenende ausblenden für reine Werktagshäuser

Mehrere Ressourcen in einer Belegung

Kollisionsprüfung mit Angabe von Raum, Datum & Uhrzeit

Doppelbelegung verhindern oder nur melden

Wiederholungen wie im Kalender, inkl. Ausfällen

Gruppe vor dem Titel („Wölflinge: Gruppenstunde“)

Buchungszeiten je Ressource als Hinweis

Startansicht, Beginn & Dauer vorbelegbar

Öffentlicher Ansichtslink, je Ressource freigegeben

Titel oder nur „belegt“ auf dem öffentlichen Link

Belegungen im Kalender einblendbar

ToDo-Boards mit frei benennbaren Listen

Karten ziehen zwischen und innerhalb der Listen

Erledigt-Liste markierbar, auch mehrere je Board

Sortierung nach Fälligkeit, Titel oder Datum

Fällig am + Erinnerung X Tage vorher per E-Mail

Zuständigkeit zuweisen, auf Wunsch mit E-Mail

@-Erwähnungen in Beschreibung & Kommentaren, mit Mail

Unteraufgaben mit Fortschritt in der Liste

Anhänge (Bild/PDF bis 10 MB), wahlweise im Cloudspeicher

Tags mit Farbe & Filter

Sichtbarkeit je Board und je Karte

Papierkorb mit einstellbarer Frist (1–365 Tage)

Meine ToDos auf der Startseite

Leitungsteams: Gruppenwünsche, Mitleitende & Ausschlüsse

Team-Größen je Gruppe (Minimum & Maximum)

Vorschlag berechnen, einzelne Teams fixierbar

Begründung, wenn eine Aufteilung nicht aufgeht

Entscheidungsgrundlage wird mitgespeichert

Erweiterungen: optionale Module ein- und ausschalten

Passwortabfrage vor dem Umlegen — in beide Richtungen

Wer wann wo — und was bis dahin noch offen ist.